В наше время все пользуются электронной почтой, в особенности для выполнения своих трудовых обязанностей. Можно даже с полной уверенностью сказать, что у части пользователей именно почтовый клиент является самым востребованным и самым используемым приложением.
Предположим, что вы уже развернули своим пользователям почтовые клиенты, настроили их, предопределили для Outlook значения некоторых параметров (об этом речь шла в и статьях), и все вроде бы хорошо, но чего-то еще не хватает. А не хватает у пользователей подписей, добавлять которые одни банально забывают, а другие даже не знают, где можно это сделать. В этой статье я вам расскажу о том, каким образом можно добавить для учетной записи Microsoft Outlook 2013 подпись. Итак,
Где визуально добавляются и где хранятся подписи учетных записей?
Многие пользователи практически входят в состояние ступора при первой попытке добавить к своей учетной записи подпись. Почему так? Дело в том, что изначально они пытаются найти интересующие их настройки в диалоговых окнах параметров приложений. Я уже не единожды наблюдал, как пользователи в первую очередь переходят к диалоговому окну «Параметры Outlook » (Outlook Options ), где, естественно, требуемых настроек не находят. После этого поиск продолжается в диалоговом окне «Настройка учетных записей » (Account Settings ), но и там пользователя ждет неудача. А на самом деле, чтобы изменить свою подпись, всего-то нужно:
Подпись создана, но теперь нужно еще узнать, где она размещается физически. Тут все просто. Достаточно только знать имя вашей подписи, и при помощи стандартного проводника Windows и встроенного механизма поиска вы сможете обнаружить, что все подписи находятся в папке %UserProfile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures .
Централизованное создание подписей
Для централизованного управления какими-либо параметрами операционной системы или приложений (а Microsoft Office и подавно) мы используем функциональные возможности групповой политики. Прежде всего, для поиска требуемого параметра политики мы обращаемся к административным шаблонам, а в случае с продуктами Microsoft Office – к загружаемым административным шаблонам Microsoft Office, которые находятся в свободном доступе в центре загрузок Microsoft.
После того как требуемые административные шаблоны будут загружены и импортированы в центральное хранилище, выполняется поиск интересующего нас параметра политики. Из всех доступных в узле «Microsoft Outlook 2013 » параметров политики единственный параметр, который имеет хоть какое-то отношение к подписям, – это параметр «Запретить подписи для сообщений электронной почты » (Do not allow signatures for e-mail messages ) из узла Параметры Outlook\Сообщение (Outlook Options\Mail Format ). Этот параметр политики запрещает пользователям создавать для своих учетных записей подписи. Поэтому, если вы планируете у себя использовать, а тем более централизованно развертывать для своих пользователей подписи, обязательно убедитесь в том, что этот параметр у вас не включен. Диалоговое окно такого параметра политики вы можете увидеть ниже:
Рис. 2. Параметр политики, запрещающий создание подписей
Так как теперь понятно, что данную задачу невозможно реализовать средствами административных шаблонов, остается пробовать добавить учетным записям пользователей подписи средствами предпочтений групповой политики.
Сразу хочу отметить, что данный (первый) метод централизованного распространения подписей не предусматривает создание уникальных подписей для каждого пользователя. Поэтому сейчас будет рассматриваться установка «общих» подписей (исключительно в качестве примера подставляться будет моя личная подпись). Что для этого нужно сделать? В первую очередь в требуемое расположение будут скопированы подготовленные заранее файлы самой подписи, а затем при помощи элементов предпочтения реестра в системном реестре будут изменены значения двух параметров. Итак, попробуем выполнить следующие действия:
Попробуем проверить, получилось ли добавить подпись. Как видно на следующей иллюстрации, при создании нового письма у нас не только сразу видна подпись, мы еще и заблокировали пользователю возможность ее изменить:
Рис. 5. Результат применения параметра групповой политики
Все бы хорошо: подпись скопировалась, подставилась куда нужно, да еще и изменять ее невозможно. Но все равно что-то не так. У нас не фабрика клонов, где у всех сотрудников одинаковые имена. Было бы отлично, если бы мы еще могли создавать уникальные подписи для каждого сотрудника. Именно поэтому мы воспользуемся возможностями Windows PowerShell, но об этом я расскажу в следующей небольшой пятничной заметке …
Создаем подпись HTML в Outlook 2010/2013/2016
В данном примере будем настраивать HTML подпись для Microsoft Outlook 2013.
Для начало у мы сверстали подпись в html, которую будем подключать к Outlook.
Откроем программу Microsoft Outlook 2013. Перейти в меню «Файл», раздел «Параметры». Далее — «Почта», раздел «Подписи».
Здесь создаем подпись для учетной записи почты, содержимое подписи оставляем пустым.
Привязываем подпись к учетной записи.Изменяем следующие параметры:
Учетная запись электронной почты - выбираем в списке необходимую учетную запись.
Новое сообщение - выбираем имя подписи которую мы создали.
Ответ и пересылка - если необходимо при ответе и пересылке писем добавлять подпись, то выбираем имя подписи которую мы создали.
Наживаем "Ok" в окне "Подписи и бланки". Наживаем "Ok" в окне "Параметры Outlook".
Теперь нужно перейти по адресу C:\Users\Ваш_профиль\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures — в папке увидим файлы с подписями.
Подписи хранятся в HTML формате. Открываем файл с именем подписи (в нашем примере «Подпись Бизнес Решение.htm» любым тестовым редактором, между строками
....
Удаляем между тегами и вписываем нужный из файла, который подготовили ранее. Сохраняем файл. Открываем программу Outlook, создаем новое письмо и проверяем.
Электронная почта - сервис, без которого сегодня невозможно обойтись. Он используется, когда возникает необходимость зарегистрироваться в новой программе, на нужном сайте, передать информацию. Чаще всего именно почта Outlook используется для работы. И так как в этой сфере человек стремится отправлять информацию оперативно, то определённые настройки письма смогут в этом помочь. Речь идёт об инструменте под названием «Подпись».
Как сделать подпись в Outlook
Создание автоматической подписи поможет сократить время, которое вы тратите на отправку письма. Согласитесь, не очень удобно вводить каждый раз в конце письма своё имя, должность, мобильный и рабочий телефон, название организации и подразделение, где работаете.
Готовая подпись поможет сократить время работы с электронным письмом
Ведь на это уйдёт много времени. Но разработчики давно предусмотрели для пользователей возможность изменить программу под себя. Рассмотрим настройки автоматической подписи в разных версиях (Outlook 2007, 2010, 2013, 2016).
Настройка подписи в Outlook 2007
Настройка подписи в Outlook 2010
Настройка подписи в Outlook 2013
Настройка подписи в Outlook 2016
Видео: оформление подписи в Outlook
Как вставить картинку в подпись
Добавление картинки в подпись делается при заполнении данных путём нажатия определённой иконки и выбора изображения с компьютера.
Видео: подпись с картинкой и ссылкой на сайт в Outlook 2016
Если не работает кнопка «Подпись»
Если кнопка настройки подписи не срабатывает, самым простым решением будет переустановка пакета Microsoft Office. Обычно проблема после этого устраняется. Если же проблема осталась, есть вариант изменить настройки реестра:
Как сделать электронную подпись в Outlook
Цифровая подпись, добавленная к сообщению электронной почты, обеспечивает ещё один уровень защиты, гарантируя получателю, что именно вы, а не злоумышленник, подписали содержимое.
Чтобы настроить Microsoft Outlook для подписания сообщений электронной подписью, необходимо произвести следующие действия:
Помните, что для возможности настроить электронную подпись понадобится «Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи». Для получения такового необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр с паспортом и оплатить услугу. Вам выдадут сертифицированную флешку с вашей подписью.
Для того, чтобы подписать письмо в окне создания нового сообщения электронной почты перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите кнопку «Подписать». Далее отправляйте письмо обычным способом. Оно будет отправлено адресату.
Добавление цифровой подписи к вашему письму поможет другим пользователям убедиться, что именно вы являетесь адресатом сообщения
Настройка автоматической подписи в программе Outlook поможет вам отправлять письма быстро и удобно. Для безопасной отправки сообщений используйте шифрование с помощью цифровой подписи.
Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.
Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.
- Запустите Outlook. В главном меню вверху нажмите на «Сервис» и в открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
- В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сообщение» и внизу данного окна в поле «Выбор подписей для учетной записи:» укажите в выпадающем списке учетную запись, для которой будет создаваться подпись. Нажмите кнопку «Подписи...».
- Появится окно создания подписи. Нажмите в нем кнопку «Создать...».
- Запустится окно «Создание новой подписи». В данном окне введите название для будущей подписи и нажмите кнопку «Далее».
- В следующем окне введите текст подписи, которая будет прикрепляться к каждому создаваемому электронному письму. В процессе создания подписи можно использовать предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления текста: изменять шрифт, цвет, размер вводимых символов, а также выбирать тип выравнивания.
- Сохраните созданную подпись нажатием кнопки «Ок» в двух последних открытых окнах и нажмите «Применить» и «Ок» в последнем открытом окне.
- Запустите создание нового письма и проверьте, что созданная подпись прикрепилась к нему.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.
- Запустите Outlook и под главной строкой меню нажмите кнопку «Создать» для запуска редактора нового электронного сообщения. То же самое можно выполнить простым нажатием клавиш Ctrl и N на клавиатуре. Разверните окно редактора на весь экран.
- Нажмите кнопку «Подпись» в окне редактора и в появившемся под ней меню выберите пункт «Подписи...».
- Откроется окно для создания подписей, в котором нажмите кнопку «Создать».
- Введите имя будущей подписи и нажмите кнопку «Ок».
- В поле «Изменить подпись» введите текст подписи. Используйте предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления создаваемой подписи. Outlook 2007 предлагает для этого более широкие возможности. В отличие от Outlook 2003 в нем к подписи можно добавлять изображения и гиперссылки.
- Нажмите кнопку «Ок» для сохранения изменений.
- Запустите создание нового электронного сообщения и проверьте, чтобы созданная в предыдущих пунктах подпись автоматически прикрепилась к нему.
